Beneficios de la firma electrónica.

Seguramente te has dado cuenta de que firmar un documento no es fácil, rápido ni mucho menos sencillo; es cansado el estar ojeando un documento que parece eterno, pero, sobre todo, tener que firmar hoja por hoja por “seguridad”. Todos, en algún momento, pasamos por un proceso así, lo cual ocasiona que al final nos cansemos de leer los documentos y firmemos sin fijarnos al cien por ciento en lo que está escrito en ellos.

Sin embargo, con la evolución de la tecnología nacieron nuevas herramientas que ayudaron a agilizar los procesos, permitiendo que el proceso de firmar documentos se pudiera hacer en cuestión de minutos y desde cualquier parte del mundo. De esta manera, se ahorraría tiempo, dinero, espacios de almacenaje de documentos y un gasto excesivo de papel.

Sí, hablamos de la firma electrónica, una herramienta digital que, pese a que lleva más de 20 años de existencia, no era muy conocida y mucho menos utilizada en el mercado empresarial. No fue hasta en el 2020, con la llegada de la pandemia, que su existencia y uso comenzó a hacerse cada vez más presente en el ámbito organizacional, logrando que muchos negocios reconocieran sus ventajas y la hicieran parte de su proceso legal. 

¿Qué es la firma electrónica?

Es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a un documento electrónico y cuya función es identificar al firmante, asegurar la integridad del documento o contrato firmado y asegurar que el firmante no pueda repudiar lo firmado. 

Su existencia sustituye a la firma autógrafa en el mundo digital, pero eso no quiere decir que la manuscrita deje de tener igual importancia. En la actualidad, el incremento de su uso ha ocasionado que comiencen a surgir diferentes tipos de firmas electrónicas, según su alcance y su propósito.

Sin embargo, las más importantes en México son la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada, de las cuales ya te hemos hablado y te hemos explicado la diferencia entre una y otra. 

Beneficios de la firma electrónica.

La implantación de la firma electrónica en los procesos empresariales se está posicionando como una de las soluciones que garantiza diversos beneficios. 

Ventajas a nivel económico, operativo y de sostenibilidad, lo que se traduce en una optimización integral de la experiencia de cliente.

Sin embargo, aún hay empresarios que se resisten a sustituir el papel y la pluma por un método digital, privándose de disfrutar de múltiples ventajas en pro de la optimización de los procesos de su compañía como, por ejemplo:

• Reducción de costos: su uso permite una negociación fluida de manera remota con clientes, proveedores o socios, evitando gastos de papel, impresión, paquetería, traslados, hospedajes y almacenamiento, entre otros. Por lo tanto, se podrá tener una mayor organización en los procesos y ayudar en la sostenibilidad del mundo.
• Mayor productividad: la productividad se trata de priorizar, organizar y trabajar para conseguir el mejor resultado con los recursos con los que se cuente. La firma electrónica logra llegar al mejor resultado de manera más eficiente, integrando agilidad en las negociaciones, permitiendo firmar en todas partes del mundo y desde cualquier dispositivo, reduciendo el tiempo del proceso.
• Mayor seguridad: aparte de brindar rapidez y sencillez en los procesos, también aporta seguridad, ya que, una vez firmado el documento, este no podrá ser cambiado ni alterado. Además, garantiza confidencialidad, debido a que su contenido solo podrá ser visualizado por las personas autorizadas para hacerlo.
• Legalidad en todo el mundo: los contratos o documentos firmados a través de la firma electrónica tiene validez legal en cualquier parte del mundo. Las normas locales de cada país han sido actualizadas para permitir el Comercio Electrónico y la Firma Digital. Existen tratados internacionales que establecen principios y criterios que permiten que la firma electrónica de documentos sea válida frente a cualquier autoridad.

Usos de la firma electrónica

Queda claro que sus beneficios son indiscutibles, sin embargo, también hay empresarios o comerciantes que pueden llegar a tener la duda de saber en qué áreas o sectores se puede hacer uso de ella, por eso aquí los mencionamos:

• Recursos HumanosEl papeleo y los trámites son abundantes en este departamento. Desde contratos hasta cláusulas de confidencialidad, pasando por nóminas y bajas de personal. Es por ello, que la firma digital es un poderoso método para agilizar estos procesos.
• Área comercialEs imprescindible para el departamento comercial, los documentos permanecerán siempre debidamente actualizados y podrán firmarse todos desde un mismo dispositivo si fuese necesario, acortando así los tiempos de espera y tramitación.
• Área de la saludPara los profesionales del área de la salud, un consentimiento informado debe firmarse para evitar problemas legales derivados de la realización de ciertos tratamientos terapéuticos. Hasta hace poco tiempo, para firmar esta clase de escrito era necesaria la firma autógrafa del médico; hoy en día, ya no es necesario, ya que en este tipo de documentos ahora también es válida la firma electrónica.

Como pudimos notar, la firma electrónica es una herramienta esencial para la productividad empresarial, sus beneficios hacen más eficientes las operaciones, agilizan los trámites y garantizan el cierre de acuerdos, por lo que es importante que las empresas comiencen a hacer uso de ella y demuestren a sus clientes y colaboradores que tiene la ventaja de adaptarse a los constantes cambios tecnológicos.